Inrichten inbox
Ziet jouw inbox van je mailprogramma eruit zoals de deurmat? Leeg? Of zitten er toch nog een aantal berichten in? Handjevol, tientallen, honderden?
Stel je voor dat je de brieven op de mat laat liggen, net zoals je in jouw mailbox doet. Je zal achterom naar binnen moeten komen.
G.T.D.
Met het “Getting Things Done” principe in het achterhoofd heb je jouw mailbox snel overzichtelijk.
Maak in de inbox drie mappen aan:
- Actie (onderverdeeld in 3 markeringen: rood, geel, groen)
- Afwachten
- Bewaren
Maak daarnaast per klant/thema/nieuwsbrief ook mappen aan. Eventueel onder de map “3. Bewaren”
(nieuwsbrieven die je toch niet leest, zeg die dan ook meteen op!)
Als je het mailprogramma opstart, verwerk dan direct de binnengekomen mails op de volgende manier:
Indien er een actie van je wordt verwacht en is die binnen 2 minuten te doen, doe dat dan meteen. Is dit niet binnen 2 minuten te doen verplaats de mail naar de map 1. Actie. Markeer het bericht met een kleur, dit geeft meteen de prioriteit aan: Rood = Prio 1, geel = Prio 2, groen = Prio 3.
Slimme mappen
In bijna elk mailprogramma heb je de mogelijkheid om slimme postbussen/mappen aan te maken. Dit vervangt bovenstaande.
| Na het inrichten ziet het er in Office 365 dan zo uit. De slimme map maak je door de zoekactie als ‘zoekpad’ op te slaan. | |
 |
 |
| Bij mail voor Mac | |
 |
 |
Elke mail voorzien van 1 van deze markeringen is in de betreffende slimme map terug te vinden. De mail zelf berg ik, na het markeren, direct in de klanten map op.
Als je een mail verstuurt en waarop je een antwoord verwacht, markeer die ‘paars’.
Mail die je niet meer nodig hebt, verwijder die dan ook meteen ! Spreekt voor zich, maar toch.
Vervolgstap
Op dit moment heb je geen mail meer in de inbox zitten. Ga nu naar de map “Actie – red” en verwerk deze mails. Daarna de mails uit de mappen “Actie – yellow” en “Actie – green”.
Loop dan door de mails uit de map “Afwachten – paars”, stuur een reminder als het antwoord te lang op zich laat wachten.
Als je dit consequent elke dag doet, zal je zien hoe snel je voortaan door je mails gaat.
Je kan meer doen in minder tijd!
